Verifikationer
Verifikationer – komplett guide enligt bokföringslagen
Alla affärshändelser i ett företag måste kunna styrkas med en verifikation. Det är en grundläggande del av bokföringslagen och gäller oavsett om du driver aktiebolag, enskild firma eller förening. Här går vi igenom vad en verifikation är, vilka krav som gäller och hur du ska hantera kvitton, fakturor och digitala underlag.
Vad är en verifikation?
En verifikation är ett underlag som visar att en affärshändelse har ägt rum. Det kan till exempel vara:
- ett kvitto
- en faktura
- ett kassakvitto
- ett kontoutdrag
- en reseräkning
- ett avtal
- ett digitalt betalningsunderlag
Syftet med verifikationen är att det ska gå att förstå:
- vad som har köpts eller sålts
- när affärshändelsen inträffade
- vilket belopp det gäller
- vilka parter som varit involverade
Enligt bokföringslagen ska varje bokföringspost kunna kopplas till en verifikation.
Krav på verifikationer enligt bokföringslagen
Bokföringslagen ställer tydliga krav på vilka uppgifter som ska finnas i en verifikation.
En verifikation ska normalt innehålla:
- datum för affärshändelsen
- datum då verifikationen skapades
- vad affärshändelsen avser
- belopp
- motpart eller företag
- verifikationsnummer eller annan identifiering
Om någon uppgift saknas behöver företaget komplettera informationen i efterhand.
Verifikationsnummer och ordning
Alla verifikationer ska kunna identifieras och följas i bokföringen. Därför används vanligtvis verifikationsnummer.
Exempel:
- A1
- A2
- A3
eller
- 2025-001
- 2025-002
Numreringen ska vara systematisk och göra det möjligt att följa bokföringen i kronologisk ordning.
Digitala verifikationer och kvitton
Idag använder många företag digital bokföring och elektroniska kvitton. Det är tillåtet enligt bokföringslagen så länge informationen:
- sparas säkert
- går att läsa i efterhand
- inte kan förändras obemärkt
Digitala kvitton från exempelvis e-post eller appar räknas som originalhandlingar och bör sparas i sitt ursprungliga format.
Måste man spara papperskvitton?
Om företaget får ett kvitto digitalt behöver det normalt inte skrivas ut.
Om originalet däremot är ett papperskvitto gäller särskilda regler kring överföring till digitalt format. Många företag väljer idag att skanna och arkivera underlagen digitalt, men det är viktigt att processen uppfyller kraven i bokföringslagen.
Hur länge ska verifikationer sparas?
Verifikationer ska som huvudregel sparas i minst 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Det gäller både:
- fysiska underlag
- digitala filer
- bokföringsmaterial
- systemdokumentation
Exempel på vanliga verifikationer
Leverantörsfaktura
När företaget köper varor eller tjänster.
Kundfaktura
När företaget säljer något till kund.
Kassakvitto
Vid kontantköp eller kortbetalningar.
Löneunderlag
Vid löneutbetalningar och ersättningar.
Bankhändelser
Kontoutdrag och betalningsbekräftelser.
Vanliga fel kring verifikationer
Många företag får problem med bokföringen på grund av:
- saknade kvitton
- otydliga underlag
- fel datum
- ej sparade digitala filer
- verifikationer utan beskrivning
Bristfälliga verifikationer kan leda till problem vid revision eller kontroll från Skatteverket.
FAQ – Vanliga frågor om verifikationer
Vad räknas som en verifikation?
Alla underlag som styrker en affärshändelse, exempelvis kvitton, fakturor och betalningsunderlag.
Måste alla köp ha kvitto?
Ja, företaget måste kunna styrka sina affärshändelser med någon form av underlag.
Får man spara kvitton digitalt?
Ja, digital lagring är tillåten om materialet sparas på ett säkert och läsbart sätt.
Hur länge måste verifikationer sparas?
Minst 7 år enligt bokföringslagen.
Vad händer om verifikationer saknas?
Det kan leda till bokföringsfel, problem vid revision och i vissa fall sanktioner eller bokföringsbrott.